Tento dokument obsahuje komplexní souhrn informací o tom, jak ve společnosti Boilen s.r.o. probíhá zpracování osobních údajů. Zejména pak tento dokument informuje o tom, v jakém rozsahu se zpracování osobních údajů uskutečňuje; jaká je doba, po kterou zpracování osobních údajů trvá; jaký je účel, za kterým se osobní údaje zpracovávají a také, u kterých osob a jaké osobní údaje společnost Boilen s.r.o. zpracovává. Rovněž pak pojednává o právech, které lze v souvislosti se zpracováváním osobních údajů uplatnit.

Zpracování osobních údajů a veškerá práva s ním spojená se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, resp. vnitrostátním zákonem č. 110/2019 Sb., zákon o zpracování osobních údajů.

V případě nejednoznačného výkladu zásad popsaných v tomto dokumentu níže či v případě, že se budete chtít konkrétně informovat, popř. cokoliv vysvětlit, můžete využít kontakty popsané u specifikace správce osobních údajů.

  1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je obecně osoba, která sama, popř. společně s jinými subjekty určuje účel zpracování osobních údajů, prostředky a způsob zpracování osobních údajů, za což nese i s tím související odpovědnost.

Správcem osobních údajů je společnost Boilen s.r.o., identifikační číslo: 098 28 192, se sídlem Chotěšovská 680/1, Letňany, 190 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, spisová značka C 343114 (dále jen „Společnost“).

Společnost můžete kontaktovat na e-mailové adrese info@boilen.cz nebo na telefonním čísle +420  777 500 669.

  1. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřenec pro ochranu osobních údajů Petra Krausová

  1. Čí osobní údaje společnost Boilen s.r.o.  zpracovává?

V rámci podnikatelské činnosti Společnosti dochází ke zpracování osobních údajů následujících osob:

  • zaměstnanců Společnosti,
  • uchazečů o zaměstnání,
  • klientů, zákazníků, dodavatelů
  • osob, které zašlou Společnosti nezávaznou poptávku po službách v rámci formuláře na webových stránkách Společnosti www.boilen.cz
  1. Jaké osobní údaje společnost Boilen s.r.o. zpracovává?

Charakter osobních údajů, které Společnost v rámci své činnosti zpracovává se liší v závislosti na tom, v jakém vztahu se Společností dotčená osoba, jejíž osobní údaje zpracovává, je. Obecně se jedná především o následující informace:

  • obecné identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno a příjmení, akademický titul, datum narození, rodné číslo, identifikační číslo, adresa trvalého bydliště, adresa sídla, adresa pro doručování písemností, elektronická adresa, telefonní číslo, dosažené vzdělání, fotografie, informace o předchozím zaměstnání, schopnosti a zkušenosti, zájmy, veřejnoprávní oprávnění pro výkon určité profese, členství v profesních organizacích, podpis;
  • záznamy ze vzájemné komunikace se Společností, a to z komunikace e-mailové, písemné, či prostřednictvím našeho internetového formuláře;
  • fakturační údaje, pokud se liší od obecných identifikačních a kontaktních údajů;
  • ostatní údaje, např. získané na základě ukládání cookies.
  1. Základní zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů Společnost splňuje nejpřísnější standardy ochrany osobních údajů. Při jejich zpracovávání postupuje dle následujících zásad:

  • osobní údaje zpracovává pouze pro stanovený účel a pouze pro nezbytně nutnou dobu k naplnění účelu zpracování osobních údajů,
  • osobní údaje při jejich zpracovávání chrání tak, aby nedošlo k jejich neoprávněnému použití, zveřejnění apod., zaměstnanci přicházející do styku s osobními údaji v rámci jejich zpracování mají povinnost mlčenlivosti o těchto údajích.
  1. Jak osobní údaje společnost Boilen s.r.o.  získává?

Osobní údaje Společnost získává zejména dobrovolným poskytnutím osob, o jejichž osobní údaje se jedná. Nejčastěji se tak stane uzavřením smlouvy, provedením objednávky apod. Osobní údaje získává dále od třetích stran, které jsou oprávněny disponovat s osobními údaji, rovněž pak na základě vlastní činnosti.

  1. Jak dlouho Vaše osobní údaje budou uchovávány?

Osobní údaje Společnost uchovává jen po nezbytně nutnou dobu, a to dobu, která je nutná pro naplnění účelu, za jakým se osobní údaje zpracovávají. V případě, že dojde k naplnění tohoto účelu, popř. již nepřetrvává jiný důvod pro uchování osobních údajů, Společnost osobní údaje zlikviduje a dále je tedy neuchovává.

V případě, že Společnosti udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů, Společnost bude uchovávat tyto osobní údaje, než tento souhlas odvoláte, popř. maximálně po dobu, do kdy takový souhlas trvá.

V případě, že Společnost získá Vaše osobní údaje v rámci předsmluvního vyjednávání a k uzavření smlouvy z nějakého důvodu nakonec nedojde, Společnost bude takové osobní údaje uchovávat nejdéle jeden rok od získání takových osobních údajů.

Pokud Společnost získá Vaše osobní údaje na základě uzavření smlouvy, takové osobní údaje uchovává po dobu, po kterou trvají poslední promlčecí doby vzniklé na základě takové smlouvy.

Účetní a daňové záznamy (obsahující osobní fakturační údaje) Společnost uchovává po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy.

  1. K jakým účelům osobní údaje společnost Boilen s.r.o. získává?

Osobní údaje používá Společnost k účelům vyplývajícím z předmětu její činnosti. Pro většinu takto získaných osobních údajů pak Společnost nepotřebuje souhlas osob, jejichž osobní údaje zpracovává, protože k takovému zpracování ji opravňuje zvláštní právní předpis.

Pro případ, že ke zpracování osobních údajů Společnost souhlas potřebuje, platí, že takový souhlas může osoba, jež souhlas udělila, kdykoliv odvolat. Takové odvolání však nemá vliv na zákonnost zpracovávání osobních údajů zpracovaných do doby před odvoláním souhlasu ke zpracování osobních údajů.

Hlavní účely zpracování osobních údajů Společností jsou:

  • uzavírání a plnění smluv o spolupráci či jiných smluv uzavřených s našimi, partnery, dodavateli či dopravci – právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy;
  • provozování podnikatelské činnosti (vyřizování a správa objednávek, uzavírání smluv, evidence zákazníků atp.) – právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy a ochrana našich oprávněných zájmů;
  • komunikace s Vámi a jinými osobami v rámci naší činnosti a za účelem zlepšování našich služeb – právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy a ochrana našich oprávněných zájmů;
  • poskytnutí součinnosti orgánům veřejné moci – právním základem pro toto zpracování je splnění našich právních povinností;
  • zřízení a ochrana zákonných práv, ochrana našeho soukromí, naší bezpečnosti či našeho majetku a/nebo práv, Vás nebo jiných osob a snaha o využití dostupných nápravných opatření či omezení naší škody – právním základem pro toto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů a splnění právních povinností, které se na nás vztahují;
  • výběrové řízení uchazečů o zaměstnaní ve Společnosti – právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas.
  1. S kým jsou Vaše osobní údaje sdíleny?

Společnost zpracovává osobní údaje primárně v rámci své interní činnosti. Jako takto zpracované je poskytuje k výkonu zaměstnání či své činnosti svým zaměstnancům a dlouhodobě spolupracujícím osobám, přičemž jako takoví jsou tito vázáni mlčenlivostí o osobních údajích, s nimiž se v rámci výkonu svého zaměstnání či činnosti seznámí.

V případě nutnosti sdílet osobní údaje se třetími osobami, a to kvůli dosažení účelů, pro které byly osobní údaje získány, Společnost osobní údaje sdílí se zprostředkovateli, popř. i se samostatnými nebo společnými správci osobních údajů. Takové třetí osoby, kterým Společnost sdílí zpracované osobní údaje, musí splňovat minimální míru ochrany osobních údajů dle platných právních předpisů.

V případě existence zákonné povinnosti pak Společnost sdílí zpracované osobní údaje s orgány veřejné moci.

Dále pak může Společnost sdílet zpracované osobní údaje na základě souhlasu osoby, o jejíž osobní údaje se jedná.

Konkrétně Vaše osobní údaje můžeme za splnění podmínek zpřístupnit zejména následujícím subjektům:

  • naši smluvní partneři a dodavatelé – osobní údaje sdílíme za účelem poskytování našich služeb i s jinými subjekty jako jsou například poskytovatelé poštovních a přepravních služeb, poskytovatelé IT služeb, subjekty vymáhající pohledávky, advokátní kanceláře, účetní a daňoví poradci a poskytovatelé tiskových, reklamních a marketingových služeb;
  • orgány veřejné moci a třetí osoby účastnící se soudního nebo obdobného řízení – v souladu s dodržením našich dalších zákonných povinností jsme povinni předávat Vaše osobní údaje taktéž příslušným orgánům veřejné moci jako například orgány činné v trestním řízení. V rámci případného sporného řízení budou Vaše osobní údaje sdíleny i se třetími osobami jakožto účastníky takovýchto řízení;
  • ostatní třetí osoby – osobní údaje jsme dále oprávněni sdílet například s příjemci plateb, poskytovateli služeb v případě mimořádných událostí (hasičské, policejní a lékařské pohotovostní služby), atp.
  1. Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?

Osoby, jejichž osobní údaje jsou Společností zpracovány, mají vůči ní řadu práv, o které se mohou přihlásit přes kontaktní údaje specifikované výše.

Tyto žádosti budou vyřizovány ve lhůtě do jednoho měsíce od jejich podání s tím, že tato lhůta může být prodloužena maximálně na tři měsíce, a to v odůvodněných případech. O takovém prodloužení lhůty je Společnost povinna žadatele vyrozumět.

Za vyřízení žádosti si Společnost nebude účtovat žádný poplatek s výhradou situace, kdy je žádost zjevně šikanózní, nedůvodná či nepřiměřená (např. v situaci, kdy je podána stejným žadatelem obdobná žádost opakovaně v krátkém časovém horizontu). V takovém případ může Společnost naúčtovat žadateli poplatek za účelem úhrady nákladů, které Společnost s vyřízením žádosti vznikly.

Máte následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům
Každý má právo žádat informaci o tom, zda jeho osobní údaje Společnost zpracovává. Pokud ano, má taková osoba právo na informaci o:

  • účelu zpracování osobních údajů,
  • právních předpisech, na základě kterých tyto údaje převážně Společnost zpracovává,
  • příjemcích, popřípadě kategoriích příjemců,
  • předpokládané době uchování osobních údajů nebo způsobu jejího určení,
  • právu požádat o opravu, omezení zpracování nebo výmaz osobních údajů a
  • zdroji těchto údajů.
  • Právo na opravu osobních údajů
    Pokud Společnost zpracovává osobní údaje osoby, která zjistí, že jsou tyto údaje neaktuální, má právo vyžadovat jejich opravu, resp. doplnění.
  • Právo na výmaz osobních údajů

 

Rovněž má osoba, jejíž osobní údaje jsou Společností zpracovány, právo vyžadovat, aby její osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazala. Tento výmaz Společnost provede, pokud:

  • účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, byl již naplněn, nebo pro jeho naplnění není již nadále uchovávání osobních údajů zapotřebí; nebo
  • byl odvolán souhlas, na jehož základě ke zpracování osobních údajů došlo (a současně neexistuje žádný jiný právní důvod pro zpracování); nebo
  • byla úspěšně vznesena námitka proti zpracování osobních údajů a neexistují převažující oprávněné důvody pro zpracování; nebo
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně; nebo
  • osobní údaje musí být vymazány z důvodu splnění právní povinnosti společnosti Boilen s.r.o.
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů

 

Osoba, jejíž osobní údaje Společnost zpracovává, má právo na to, aby tato Společnost její osobní údaje nijak nevyužívala, ale aby nedošlo k jejich výmazu, a to v následujících situacích, kdy:

  • Došlo ke zpochybnění přesnosti osobních údajů. V takovém případě bude omezení zpracování osobních údajů uplatněno na dobu, než se přesnost takových osobních údajů ověří, případně opraví; nebo
  • zpracování osobních údajů bylo protiprávní a dotčená osoba nemá zájem o jejich výmaz; nebo
  • Společnost již nepotřebuje osobní údaje pro účely, ke kterým byly získány, avšak osoba, o jejíž osobní údaje se jedná, je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků; nebo
  • byla vznesena námitka proti zpracování osobních údajů a probíhá její ověření.
  • Právo vznést námitku
    V případě, že Společnost zpracovává osobní údaje za účelem dosahování vlastních oprávněných zájmů, má každý, jehož osobní údaje takto zpracovává, právo vznést námitku. V případě, že bude tato námitka úspěšná, tedy oprávněné zájmy Společnost nepřevýší nad právy takové osoby, bude zpracovávání takových osobních údajů neprodleně zastaveno.
  • Právo odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů
    Každý, kdo udělil souhlas se zpracováním osobních údajů, jej může kdykoliv odvolat bez udání důvodu. Takové odvolání nebude mít vliv na zákonnost zpracovávání osobních před odvoláním souhlasu. Odvolání souhlasu musí být dostatečně určité, tedy musí obsahovat jasnou specifikaci osoby, jež svůj souhlas odvolává, jaký svůj souhlas odvolává, v jakém rozsahu a od kdy tak činí apod.
  • Právo přenositelnosti osobních údajů
    Pokud došlo ke zpracování osobních údajů na základě souhlasu nebo za účelem uzavření či plnění smlouvy, má osoba, jejíž osobní údaje byly zpracovány, právo na jejich poskytnutí v běžně používaném formátu, popř. na předání takto zpracovaných údajů jinému správci osobních údajů.
  • Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
    Každý, kdo má za to, že zpracovávání jeho osobních údajů neprobíhá v pořádku, má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, telefon: +420 234 665 111.

 

  1. Automatizované pořizování záznamů

V rámci činnosti Společnosti se žádné osobní údaje automaticky nezpracovávají.

  1. Předávání osobních údajů do třetích zemí a mezinárodním organizacím

V rámci činnosti Společnosti nedochází k předávání osobních údajů do zemí mimo Evropskou unii, resp. Evropský hospodářský prostor ani k předávání osobních údajů mezinárodním organizacím, ledaže k tomu bude Společnost povinna z důvodu splnění právních povinností.

  1. Poskytování osobních údajů jiných osob

Pokud jsou Společnosti poskytovány osobní údaje třetími osobami, taková třetí osoba je povinna:

  • informovat osoby, jejichž osobní údaje Společnosti poskytla o obsahu tohoto dokumentu, a
  • zajistit si veškeré zákonem požadované souhlasy ke shromažďování, používání, zveřejňování a předávání (včetně mezinárodního předávání) osobních údajů daných osob v souladu s tímto dokumentem.
  1. Využití analýzy dat

Kvůli cílenému nastavení stránek Společnost využívá služby umožňující analýzu dat, zejména Google Analytics a soubory cookies.

  1. Bezpečnost

Společnost přijala opatření k zajištění co nejvyššího stupně zabezpečení osobních údajů, které zpracovává, a to v souladu s platnými předpisy. V případě, že máte důvodné podezření, že osobní údaje zpracované Společností pod takovým zabezpečením nejsou, neprodleně nás kontaktujte prostřednictvím kontaktů specifikovaných výše.

 

Tyto zásady jsou platné a účinné od 1.12.2021